Alt du trenger å vite om personallister!

Q: Hva er en personalliste?

Kort fortalt er en personalliste en oversikt over alle personer som arbeider i virksomheten, inkludert innleid og ulønnet personale.

Q: Hvem skal føre personalliste?

Alle bransjer innen frisør- og skjønnhetspleie skal føre personalliste. Eksempler på virksomheter er ansiktsbehandling, manikyr, pedikyr, kroppspleie, spa, farging av vipper og bryn, tatovering av øyebryn, øyekontur og lepper, tannbleking og piercing.

Q: Hva slags informasjon skal en personalliste inneholde?

Listen skal inneholde: virksomhetens navn, organisasjonsnummer, navn på ansatte, fødselsnummer eller D-nummer, samt tidspunkt for arbeidsdagens start og slutt.

Q: Er det noen spesielle krav rundt føringen av en slik liste?

Ja. Listen skal føres hver arbeidsdag, og tidspunkt for start og slutt registreres når arbeid påbegynnes og avsluttes. Listen kan føres manuelt i forhåndsnummerert bok, eller elektronisk. Elektroniske lister skal kunne skrives ut umiddelbart, og endringer må logges med hvem som endret og når.

Q: Hva skjer hvis jeg ikke har personalliste og får kontroll?

Skatteetaten kan ilegge gebyrer dersom personalliste mangler, er feilført eller har mangler. Første kontroll gir 10 rettsgebyr (13 140 kr i 2025). Ny kontroll innen 12 måneder uten forbedring gir 20 rettsgebyr (26 280 kr).

Q: Hvordan løser EasySalon dette?

EasySalon har en integrert elektronisk personalliste som følger forskriften. Ansatte sjekker inn og ut med pinkode. Endringer logges automatisk med hvem som gjorde dem og når. Listen kan veldig enkelt skrives ut ved kontroll.

Vi vet at det er mye snakk om personallister om dagen. Derfor har vi samlet alt du trenger å vite om personallister på ett sted, slik at det skal bli lettere for deg å få oversikt over hvilke krav som stilles, og hva du kan gjøre for å oppfylle forskriften.

Hva er en personalliste?

Kort fortalt så er en personalliste en liste over alle personer som arbeider i virksomheten, også personale som er innleid eller ulønnet.

Hvem skal føre personalliste?

Her er både forskriften tydelig på at alle bransjer innen "Frisører og skjønnhetspleie" skal føre personalliste. De lister også opp eksempler på virksomheter innen skjønnhetspleie:

Ansiktsbehandling
Manikyr
Pedikyr
Kroppspleie
SPA
Farging av vipper og bryn
Tatovering av øyebryn, øyekontur og lepper
Tannbleking og piercing
Med mer..

Hva slags informasjon skal en personalliste inneholde?

Listen skal inneholde følgende informasjon:

Virksomhetens navn
Virksomhetens organisasjonsnummer
Navn på den som arbeider i virksomheten (fornavn og etternavn)
Fødselsnummer eller D-nummer
Tidspunkt for arbeidsdagens begynnelse
Tidspunkt for arbeidsdagens slutt

Er det noen spesielle krav rundt føringen av en slik liste?

Ja, det er spesifikke krav til hvordan en arbeidsliste skal føres.

Listen skal føres hver arbeidsdag
Registrering av når arbeidsdagen starter og slutter skal gjøres i umiddelbar tilknytning til at arbeidet påbegynnes og avsluttes. (Enkelt forklart: man skal føre listen når man kommer på jobb, og igjen når man avslutter for dagen).
Listen kan føres manuelt eller elektronisk.
Dersom listen føres manuelt, skal det gjøres i en innbundet bok. Sidene i denne boken skal være forhåndsnummererte.
Dersom listen føres elektronisk, skal den kunne skrives ut på papir. Dersom det foretas rettelser i listen, skal det stå "hvem" som gjorde endringen, og "når endringen skjedde".
En elektronisk liste skal umiddelbart kunne skrives ut på papir. (Altså med en gang, for eksempel i forbindelse med kontroll)

Men hva skjer hvis jeg ikke har personalliste og får kontroll?

Dersom skatteetaten gjennomfører en kontroll, må du betale et gebyr hvis de de avdekker at:

Personalliste ikke er ført (altså at du ikke har personalliste)
Personallisten er ført feil
Personallisten har mangler

Gebyret for manglende, eller mangelfull personalliste er 10 rettsgebyr første gang, og 20 rettsgebyr hvis du får en ny kontroll innen 12 måneder, og ting fortsatt ikke er i orden.

Et rettsgebyr (i 2025) er på kr 1 314,-. Det innebærer at du får et gebyr på kr 13 140,- ved første kontroll, og et gebyr på kr 26 280,- dersom du får ny kontroll innen 12 måneder (og du fortsatt ikke har, eller fortsatt fører mangelfull personalliste).

Hvordan løser EasySalon dette?

EasySalon har integrert personalliste som følger kravene i forskriften. Ansatte sjekker inn når de kommer på jobb, og sjekker ut når de drar.

1. Man velger ganske enkelt seg selv i listen, skriver inn pinkode, og trykker "sjekk inn". Alle som er sjekket inn, og som ikke har sjekket ut enda, er grønne i listen slik at det er enkelt så se hvem som er på jobb.

2. Når du går for dagen, skriver du inn pinkode og trykker på stoppknappen.

3. Du kan endre registreringene, for eksempel hvis du glemte å sjekke inn når du kom på jobb.

Trykk på den runde knappen med blyant, og du får opp en dialog hvor du kan endre inn/utsjekk. Endre tidspunktet, skriv inn pinkode, og trykk lagre.

Systemet lagrer automatisk tidspunkt for endringene som blir gjort av den enkelte.

4. Eksportere/skrive ut liste ved kontroll

Hvis du får kontroll vil du bli bedt om å skrive ut personalliste, eller sende den til en oppgitt e-post adresse.

Klikk på ett av datofeltene for å få opp datovelgeren, og velg "Fra" og "Til"

Klikk deretter på knappen "Eksporter kontrolliste", og det produseres automatisk en pdf du kan skrive ut eller sende på e-post.

Her ser du eksempel på hvordan en kontrolliste ser ut.

5. Skriv ut variant av listen til internt bruk

Systemet støtter også utskrift/eksport av en gruppert personalliste. Denne listen er fin for å se total tidsbruk for alle ansatte innenfor ønsket intervall.

Alt du trenger å gjøre er å klikke på "Eksporter pesonalliste", og pdf genereres automatisk.

Her ser du eksempel på hvordan en gruppert personalliste ser ut. Som du ser er listen sorter pr ansatt, og man får en oppsummert arbeidstid i bunnen av hver ansatt (markert med gult).

Man velger selvfølgelig dato utvalget helt selv, og fremgangsmåten er den samme om du ønsker å se en enkelt dag, en uke, eller en hel måned.

Vi vet at det er mye snakk om personallister om dagen, og vi håper at vi klarte å gjøre ting litt enklere å forstå.

Hvis du ønsker mer inngående informasjon finner du noen nyttige linker her:

Hvis du har lyst til å prøve EasySalon kan du opprette en konto ved å trykke på knappen nedenfor.

Vi har en gratisversjon av systemet du kan bruke så lenge og mye du vil!

Du kan også lese mer om de ulike versjonene her, eller ta en kikk på noen av funksjonene du finner i EasySalon her

images of EasySalon on different devices